Simplifier son organisation sans tout refaire

Vous arrivez le lundi matin et vous ouvrez votre classeur d'activités.

Vous avez :

• trois plannings différents (dont un que vous n'utilisez plus depuis septembre mais que vous gardez « au cas où »),
• un dossier avec des fiches d'activités imprimées il y a deux ans, des post-it collés partout avec des notes dont vous ne vous souvenez plus,
• un tableau Excel ultra-détaillé que vous ne remplissez jamais complètement, une application sur votre téléphone recommandée par une collègue,
• et ce fameux cahier « où vous notez tout » sauf que maintenant vous en avez trois parce que vous oubliez lequel vous utilisez.

Vous regardez tout ça et vous pensez : « Il faudrait que je range. Il faudrait que je réorganise. Il faudrait que je simplifie. »

Mais rien qu'à l'idée de tout reprendre de zéro, vous êtes épuisé.e. Alors vous continuez comme ça. Dans le chaos. En cherchant l'information pendant 10 minutes alors qu'elle devrait être à portée de main. En vous énervant contre vous-même. En perdant un temps précieux que vous pourriez passer avec les résidents.

Aujourd'hui, on va tenter de régler ce problème.

Mais pas en révolutionnant tout ou en vous imposant un nouveau système ultra-complexe qui ne vous correspondra pas. Non. On va faire simple. On va simplifier sans tout refaire, et on va garder ce qui marche, virer ce qui encombre, et retrouver de la clarté.

Parce que votre organisation, elle n'est pas là pour vous impressionner. Elle est là pour vous libérer l'esprit et vous permettre de faire ce pour quoi vous êtes vraiment là : créer du lien, de la joie, du sens avec les résidents.

Pourquoi vous croulez sous la complexité

L'accumulation progressive (ou comment on en arrive là)

Personne ne se réveille un matin en se disant : « Tiens, je vais créer un système organisationnel bordélique et contre-productif ! »

Non. Ça se fait progressivement. Par petites touches et par accumulation.

Au début, vous aviez un simple planning papier. Ça marchait bien.

Puis un jour, votre directrice vous a demandé un compte-rendu mensuel. Vous avez créé un document Word.

Puis une collègue vous a parlé de Trello. Vous vous êtes inscrite.

Puis vous avez vu une vidéo sur les bullet journal. Vous avez essayé.

Puis votre EHPAD a adopté un logiciel de gestion. Il faut l'alimenter. Puis vous avez trouvé un super classeur Pinterest avec des idées d'activités. Il faut les sauvegarder quelque part&...

Et voilà. Petit à petit, vous vous retrouvez avec 15 outils différents, 3 systèmes qui ne communiquent pas entre eux, et une fatigue mentale permanente.

Parce que le problème, voyez-vous, ce n'est pas que ces outils sont mauvais. C'est qu'ils se sont empilés au lieu de se remplacer.

Vous avez ajouté sans jamais supprimer. Comme si votre organisation était un grenier où on stocke tout « parce qu'on ne sait jamais ».

Sauf qu'un grenier plein, ça ne sert à rien. Vous ne retrouvez jamais ce que vous cherchez. Et ça vous bouffe de l'énergie rien que d'y penser.

Le mythe de la « super organisation »

Il y a ce fantasme. Vous l'avez peut-être. Je l'ai eu aussi pendant longtemps.

Le fantasme de la « super organisation ». Celle où tout est parfait, fluide, esthétique. Celle que vous voyez sur Instagram : des plannings colorés magnifiquement calligraphiés, des classeurs avec des onglets coordonnés, des codes couleurs sophistiqués, des to-do lists joliment décorées&...

Et vous vous dites : « Voilà ce qu'il me faut. Si j'avais ça, je serais enfin organisée. »

Alors vous essayez. Vous achetez du matériel. Vous passez un dimanche après-midi à tout mettre en place. C'est beau. C'est satisfaisant. Pendant deux semaines, vous tenez. Et puis&... la vie reprend. Les urgences. Les imprévus. Les journées à rallonge. Et votre super système, il se disloque. Parce qu'il était trop complexe. Trop exigeant. Trop parfait pour la réalité chaotique de votre métier.

Laissez-moi vous dire quelque chose : la meilleure organisation, ce n'est pas la plus belle. C'est celle que vous utilisez vraiment.

Une feuille A4 pliée en quatre dans votre poche avec vos tâches du jour griffonnées au stylo, si c'est ce qui marche pour vous, c'est mille fois mieux qu'un bullet journal Instagram-able que vous n'ouvrez jamais.

Quand trop d'outils tue l'organisation

Petit exercice : comptez combien d'outils/supports/systèmes vous utilisez actuellement pour vous organiser.

• Un planning papier ?
• Un agenda ?
• Un fichier Excel ?
• Un tableau Trello ou autre application ?
• Des post-it ?
• Un carnet ?
• Votre téléphone ?
• Le logiciel de l'EHPAD ?
• Un calendrier mural ?
• Des dossiers papier ?
• Des dossiers informatiques ?

Alors ? Combien ? 5 ? 8 ? 12 ?

Voilà le problème : chaque outil supplémentaire augmente votre charge mentale. Parce que vous devez vous souvenir : qu'est-ce que je note où ? Où est-ce que j'ai mis cette information ? Dans quel carnet ? Dans quel fichier ? Sur quel post-it ?

C'est ce qu'on appelle la « fragmentation informationnelle ». Vos informations sont éparpillées partout. Du coup, vous passez votre temps à chercher, à vérifier, à recouper. Au lieu de faire.

Et le pire, c'est que souvent, vous doublez les informations. Vous notez la même chose à deux endroits différents « pour être sûre ». Résultat : vous perdez deux fois plus de temps.

Il y a un principe en organisation qui dit : « Un système simple que vous utilisez bat toujours un système complexe que vous n'utilisez pas. »

Moins d'outils, c'est moins de friction. C'est moins de temps perdu. C'est plus d'énergie pour ce qui compte vraiment.

Plan d'actions pour simplifier enfin

Bon, assez parlé du problème. On passe à l'action. Mais pas n'importe comment. On va y aller progressivement, sans tout chambouler, en gardant ce qui marche déjà pour vous.

Supprimer le superflu (l'art du tri sans culpabilité)

Première étape : faire du vide. Mais pas comme Marie Kondo qui vous fait jeter tout ce qui ne vous apporte pas de joie (même si l'idée est belle). Non. On va faire un tri fonctionnel.

Voici comment procéder :

1. Listez tous vos outils/supports organisationnels

Prenez une feuille. Écrivez TOUT ce que vous utilisez (ou êtes censé.e utiliser) pour vous organiser. Absolument tout.

2. Pour chaque outil, posez-vous ces 3 questions :

• « Est-ce que je l'utilise vraiment ? » – Pas « est-ce que je devrais l'utiliser ». Pas « est-ce que je l'ai utilisé il y a 6 mois ». Mais est-ce que je l'utilise vraiment, régulièrement, aujourd'hui ? Si la réponse est non → poubelle (ou rangement très loin).
• « Est-ce qu'il me fait gagner du temps ou en perdre ? » – Soyez honnête. Ce tableau Excel ultra-détaillé que vous mettez 45 minutes à remplir chaque semaine, il vous aide vraiment ? Ou il vous bouffe juste de l'énergie ? S'il vous en fait perdre → poubelle.
• « Est-ce qu'il fait doublon avec un autre outil ? » – Vous avez un planning papier ET un planning numérique avec les mêmes infos ? Choisissez-en UN. Celui que vous préférez vraiment. L'autre → poubelle.

3. Appliquez la règle sans pitié

Tout ce qui n'a pas passé le test, vous vous en débarrassez. Je sais, ça fait peur. « Mais et si j'en ai besoin un jour ? »

Écoutez, si vous ne l'avez pas utilisé depuis 3 mois, vous n'en avez pas besoin. Point.

Attention : je ne dis pas de supprimer les archives ou les documents réglementaires obligatoires. Je parle des outils organisationnels que vous n'utilisez plus mais que vous gardez « au cas où ».

Exemples concrets de ce que vous pouvez probablement supprimer :

• Les 15 modèles de planning différents que vous avez téléchargés mais jamais utilisés
• L'application mobile que vous avez installée il y a 6 mois et ouverte 2 fois
• Le système de classement hyper-élaboré que vous ne maintenez jamais à jour
• Les fiches d'activités imprimées que vous n'avez jamais faites (et ne ferez probablement jamais)
• Le deuxième, troisième, quatrième carnet de notes que vous aviez commencé « pour voir »

Une fois que vous avez supprimé le superflu, vous allez sentir une chose incroyable : du soulagement. Parce que moins d'objets = moins de décisions = moins de charge mentale.

Garder l'essentiel (et seulement l'essentiel)

Maintenant qu'on a fait de la place, on va définir votre système minimum viable.

C'est quoi, ça ? C'est le strict minimum d'outils dont vous avez besoin pour fonctionner correctement. Pas plus. Pas moins.

Pour 90% des animateurs en EHPAD, voici les 3 éléments essentiels :

1. Un planning des activités (papier ou numérique, au choix)

Où vous voyez d'un coup d'œil ce qui est prévu quand. Une seule version. Un seul endroit. Que vous mettez à jour régulièrement.

2. Un système de capture des idées (carnet, notes téléphone, peu importe)

Parce que vous avez toujours des idées d'activités qui vous viennent. Il faut un endroit où les noter rapidement. Un seul endroit. Pas 5 carnets différents.

3. Un suivi administratif minimal (fichier, classeur&...)

Pour les comptes-rendus, les présences, les documents obligatoires. Le strict minimum imposé par votre établissement. Pas plus.

C'est tout. Trois éléments. Ça peut paraître simpliste, mais c'est exactement le point : la simplicité est votre alliée.

Bien sûr, vous pouvez adapter selon vos besoins spécifiques. Mais posez-vous toujours la question : « Est-ce que cet élément supplémentaire est vraiment indispensable ? »

Comment identifier ce qui est vraiment essentiel pour VOUS :

Pendant une semaine, notez chaque fois que vous utilisez un de vos outils organisationnels. À la fin de la semaine, regardez : qu'est-ce que vous avez vraiment utilisé ? Voilà vos essentiels. Le reste, c'est du superflu déguisé.

Et une fois que vous avez identifié vos essentiels, engagez-vous à n'utiliser que ça. Pas de nouveau système en parallèle. Pas de « je teste juste cette appli ». Non. Vous restez avec vos essentiels pendant au moins 3 mois avant d'envisager un changement.

Alléger volontairement (moins mais mieux)

Maintenant qu'on a le minimum, on va aller encore plus loin. On va alléger volontairement.

C'est quoi l'idée ? C'est de choisir consciemment de faire moins, mais mieux. De privilégier la qualité sur la quantité. L'efficacité sur l'exhaustivité.

Concrètement :

• Allégez votre planning

Vous n'êtes pas obligé.e de remplir chaque créneau horaire. Un planning avec des espaces vides, c'est OK. Ça vous laisse de la marge pour l'imprévu, pour l'accompagnement individuel, pour souffler. Mieux vaut 3 activités bien préparées et bien animées qu'une par heure bâclées et épuisantes.

• Allégez vos fiches d'activités

Vous n'avez pas besoin de fiches ultra-détaillées pour chaque activité. Un titre, un objectif en une phrase, le matériel nécessaire, c'est largement suffisant. Le reste, vous l'avez dans la tête et vous adaptez sur le moment.

• Allégez vos comptes-rendus

Faites ce qui est obligatoire. Pas plus. Si votre direction n'exige pas un rapport de 3 pages, ne vous infligez pas ça. Un compte-rendu peut faire 5 lignes et être parfaitement valable : date, activité, nombre de participants, observation générale, point d'attention éventuel. Point.

• Allégez votre stock de matériel

Oui, ça fait partie de l'organisation. Moins de matériel = moins de rangement = moins de temps perdu à chercher = moins de charge mentale. Gardez ce que vous utilisez vraiment. Le reste, donnez-le, jetez-le, rangez-le ailleurs.

L'allègement volontaire, c'est aussi une philosophie. C'est se dire : « Je choisis de ne pas tout faire. Je choisis de me concentrer sur ce qui compte vraiment. Et c'est OK. »

Parce que la vérité, c'est que vous ne pourrez jamais tout faire. Vous ne pourrez jamais avoir l'organisation parfaite. Vous ne pourrez jamais tout anticiper, tout prévoir, tout documenter.

Alors autant l'accepter dès maintenant et choisir consciemment de vous concentrer sur l'essentiel.

Maintenir la simplicité dans la durée

La règle du « un qui entre, un qui sort »

Vous avez fait le grand ménage. Vous avez simplifié. C'est bien. Mais dans 6 mois, si vous ne faites pas attention, vous allez recommencer à accumuler.

C'est humain. On aime les nouveautés. On aime tester. On aime avoir des options. Mais pour maintenir la simplicité, il faut de la discipline.

Voici la règle d'or : « Un qui entre, un qui sort »

Ça marche comme ça : si vous voulez intégrer un nouvel outil, un nouveau système, une nouvelle méthode, il faut qu'il remplace quelque chose. Pas qu'il s'ajoute.

Exemple : Votre collègue vous parle d'une super appli pour gérer les activités. Ça a l'air génial. Vous voulez tester. OK. Mais avant de l'installer, posez-vous la question : « Qu'est-ce que ça va remplacer dans mon système actuel ? »

Si ça remplace votre planning papier que vous trouvez fastidieux, alors oui, testez. Mais ne gardez pas les deux. Choisissez.

Si ça ne remplace rien et que ça vient juste s'ajouter, alors demandez-vous : « Est-ce que j'en ai vraiment besoin ou est-ce que c'est juste l'attrait de la nouveauté ? » 9 fois sur 10, c'est juste l'attrait de la nouveauté.

Cette règle s'applique aussi au matériel, aux documents, aux méthodes. Dès que vous avez envie d'ajouter quelque chose, demandez-vous ce que ça remplace. Si ça ne remplace rien, vous n'en avez probablement pas besoin.

L'organisation au service de votre énergie (pas l'inverse)

Voici la question ultime à vous poser régulièrement : « Mon organisation me donne-t-elle de l'énergie ou m'en prend-elle ? »

Parce que c'est ça, le vrai critère. Une bonne organisation, ça doit vous libérer. Ça doit faire que vous passez moins de temps à chercher, moins de temps à réfléchir à comment vous organiser, moins de temps à stresser. Et donc plus de temps et d'énergie pour les résidents.

Si votre organisation vous épuise, si elle vous prend plus de temps qu'elle ne vous en fait gagner, si elle vous stresse au lieu de vous apaiser, elle ne marche pas. Même si elle est belle. Même si elle est « professionnelle ». Même si c'est celle qu'utilise votre collègue qui a l'air de tout gérer parfaitement.

L'organisation, c'est personnel. Ce qui marche pour quelqu'un d'autre ne marchera pas forcément pour vous. Et c'est OK.

Quelques signes que votre organisation ne vous sert pas :

• Vous passez plus de 30 minutes par jour à « vous organiser » (planning, classement, rangement&...)
• Vous évitez d'utiliser vos outils parce que « c'est trop compliqué »
• Vous ressentez de la culpabilité parce que vous n'arrivez pas à « tenir » votre système
• Vous passez du temps à chercher des informations que vous savez avoir notées quelque part
• Vous reportez constamment la mise à jour de vos outils

Si vous reconnaissez un ou plusieurs de ces signes, c'est le moment de simplifier encore. Peut-être même de revenir aux fondamentaux les plus basiques : une feuille et un stylo.

Parce que rappelez-vous : votre métier, ce n'est pas d'être organisé.e. C'est d'animer, d'accompagner, de créer du lien. L'organisation n'est qu'un moyen. Pas une fin en soi.

Conclusion : la simplicité comme philosophie de travail

On arrive au bout. Et j'aimerais vous laisser avec cette idée simple mais puissante : la simplicité est une force.

Dans un monde qui nous pousse constamment à en faire plus, à être plus productifs, à avoir plus d'outils ou à suivre plus de méthodes, choisir la simplicité est un acte de rébellion. Et un acte de sagesse.

Vous n'avez pas besoin d'une organisation complexe pour être un.e bon.ne animateur/trice. Vous avez besoin d'une organisation qui vous permet de faire votre travail sereinement. Point.

Alors oui, supprimez le superflu. Gardez l'essentiel. Allégez volontairement.

Et surtout, arrêtez de culpabiliser de ne pas avoir l'organisation parfaite. Elle n'existe pas.

L'organisation parfaite, c'est celle qui marche pour vous. Même si elle tient sur un bout de papier froissé au fond de votre poche.

Votre organisation doit être au service de votre mission : apporter de la joie, du lien, du sens aux résidents. Si elle fait ça, si elle vous libère l'esprit et l'énergie pour ça, alors elle est parfaite. Peu importe qu'elle ne ressemble pas à celle d'Instagram.

Cette semaine, je vous propose un défi tout simple : enlevez un outil de votre système organisationnel. Un seul. Celui qui vous pèse le plus. Celui que vous n'utilisez jamais vraiment. Celui qui est plus une source de culpabilité qu'une aide.

Enlevez-le. Et voyez ce que ça vous fait.

Je parie que vous allez vous sentir plus léger.e. Plus libre. Et que paradoxalement, vous allez être plus efficace avec moins.

Parce que moins, c'est souvent plus.

 

P.S. : Si vous avez réussi à simplifier votre organisation, ou si au contraire vous ramez encore, partagez en commentaire. On apprend tous les uns des autres. Et parfois, savoir qu'on n'est pas seul.e à galérer, ça fait déjà du bien.